NotionのDB（データベース）使い方入門｜初心者向けリレーション設定と業務活用例

「Notionのデータベース機能、触ってみたけど何ができるのかよくわからない」——そんな声をよく耳にします。Notionはメモ・Wiki・プロジェクト管理をひとつのツールに統合できますが、その中核となるデータベース機能を使いこなせていない企業が多いのが実態です。

本記事では、中小企業の情シス担当・バックオフィス担当者に向けて、Notionのデータベースをゼロから設定する手順と、実務で役立つリレーション・ロールアップの設定方法を具体的に解説します。「使い方がわからない」「リレーションが難しそう」という方が、読み終わった後に実際に設定できることを目指しています。

Notionデータベースとは何か？スプレッドシートとの違い
データベースを作成する：ステップごとの手順
リレーション設定の手順：2つのDBを連携させる
中小企業で使えるデータベース活用テンプレート
よくある失敗と落とし穴
NotionデータベースのコストとROI：導入前に確認すること
1. 人数別・プラン別の月額コスト試算
2. Notionデータベースが向かないケースと代替ツール
まとめ：Notionデータベースを使い始めるための3ステップ

Notionデータベースとは何か？スプレッドシートとの違い

データベースの基本的な考え方

Notionのデータベースは、「ページの集合体」です。Excelのスプレッドシートに似ていますが、各行（レコード）がそれ自体でノートページを持てる点が根本的に異なります。

たとえば「顧客管理データベース」を作ると、各顧客の行をクリックすると詳細ページが開き、商談メモや添付ファイルを自由に書き込めます。Excelのセルにメモを書くより、はるかに情報を整理しやすい構造です。

6つの表示ビューを使い分ける

同じデータベースを異なる視点で見られるのがNotionの強みです。2026年時点で使えるビューは以下の6種類です。

テーブルビュー：スプレッドシート形式。データ入力・一覧確認に最適
ボードビュー（カンバン）：ステータスで列分け。タスク管理に最適
カレンダービュー：日付プロパティをカレンダー表示
リストビュー：シンプルな箇条書き一覧
ギャラリービュー：サムネイル付きカード表示
タイムラインビュー：ガントチャート形式（Plusプラン以上）

ひとつのデータベースに複数のビューを追加でき、「営業担当はボード、マネージャーはタイムライン」のように使い分けられます。

プロパティ（列）の種類と使い方

各データベースには「プロパティ」と呼ばれる列を追加できます。主要なプロパティは以下の通りです。

プロパティ名	用途	使用例
テキスト	自由入力	担当者メモ、補足説明
数値	数字の入力・計算	金額、工数時間
セレクト	単一選択	ステータス、優先度
マルチセレクト	複数選択	タグ、カテゴリ
日付	日付・期間	締切日、期間設定
ユーザー	メンバー割り当て	担当者、レビュアー
チェックボックス	完了管理	タスク完了フラグ
リレーション	他DBとの紐付け	プロジェクト↔タスク
ロールアップ	リレーション先の集計	タスク完了数の自動集計
数式	計算式	期限までの残日数など

データベースを作成する：ステップごとの手順

ステップ1：新しいデータベースを作る

Notionでデータベースを作成する方法は主に2通りです。

方法A：ページ内にインラインで作成

ページ内で「/」を入力してコマンドを開く
「テーブルビュー」「ボードビュー」などを選択
「新しいデータベース」を選ぶ

方法B：フルページのデータベースとして作成

サイドバーの「＋」ボタンで新しいページを作成
ページ本文で「/テーブル」と入力してフルページテーブルを選ぶ

小規模チームでは、まず方法Aで既存のプロジェクトページにインラインで作成するのがおすすめです。後からフルページに変換できます。

ステップ2：プロパティ（列）を設定する

テーブルの右端にある「＋」ボタンをクリック
プロパティの種類を選択（テキスト、数値、セレクト等）
プロパティ名を入力して「完了」

例として「タスク管理DB」を作る場合、以下のプロパティ構成が実用的です：

タスク名（タイトル）
担当者（ユーザー）
ステータス（セレクト：未着手 / 進行中 / 完了）
期限（日付）
優先度（セレクト：高 / 中 / 低）
プロジェクト（リレーション）← 後で設定

ステップ3：フィルター・ソートで見やすく整理する

データが増えてきたら、フィルターとソートを活用します。

フィルター：右上の「フィルター」ボタン→条件を選択（例：担当者が自分かつステータスが未着手）
ソート：「ソート」ボタン→プロパティを選んで昇順/降順
グループ化：ボードビューの列をセレクト値で自動グループ化

フィルター設定はビューごとに保存されるため、「自分のタスクだけ表示するビュー」「今週期限のタスクビュー」を別々に作ることができます。

リレーション設定の手順：2つのDBを連携させる

リレーションとは何か？設定前に理解しておくこと

リレーションとは、2つのデータベースを紐付ける機能です。たとえば「プロジェクトDB」と「タスクDB」をリレーションで繋ぐと、各プロジェクトにどのタスクが紐付いているかをNotion上で一目で確認できます。

よく使われるリレーションの組み合わせ例：

プロジェクト ↔ タスク
顧客 ↔ 商談・案件
月次目標 ↔ KPI実績
社員マスタ ↔ 担当案件

リレーションの設定手順（具体的な操作）

ここでは「プロジェクトDB」と「タスクDB」を例に手順を説明します。

タスクDBを開き、列（プロパティ）の「＋」をクリック
「リレーション」を選択
紐付けるデータベースとして「プロジェクトDB」を選択
「双方向リレーションを追加する」にチェックを入れる（推奨）
「リレーションを追加」をクリックして完了

双方向リレーションを有効にすると、タスクDB側でプロジェクトを選ぶと、プロジェクトDB側にも自動的にそのタスクが表示されます。片方だけ設定するより断然便利なので、迷ったら双方向を選びましょう。

設定後は各タスク行のリレーション列をクリックし、紐付けたいプロジェクト名を検索・選択するだけです。

ロールアップで集計データを自動表示する

リレーションを設定したら、次はロールアップを使ってみましょう。ロールアップとは、リレーション先のデータを集計・表示する機能です。

例：プロジェクトDBに「完了タスク数」を自動集計するロールアップを追加する手順

プロジェクトDBで新しいプロパティを追加→「ロールアップ」を選択
「リレーション」で「タスクDB」を選択
「プロパティ」で集計したい列（例：ステータス）を選択
「計算」で「値をカウント（フィルター済み）」を選び、条件に「完了」を指定

これで各プロジェクト行に「完了タスク数：3/8」のような形で自動集計が表示されます。手動で数えなくても進捗が一目でわかるようになります。

中小企業で使えるデータベース活用テンプレート

パターン1：案件管理（営業チーム向け）

3〜10人の営業チームでよく使われる構成です。CRMの代わりにNotionで簡易的な案件管理ができます。

顧客DB：会社名、業種、担当者、連絡先
案件DB：案件名、担当営業（ユーザー）、金額（数値）、ステータス（セレクト）、顧客（リレーション→顧客DB）
ロールアップ設定：顧客DBに「成約案件金額の合計」を自動集計

フルCRMツール（Salesforce、HubSpot等）と比べた場合のNotion案件管理の位置付けは下表の通りです。

項目	Notion（Free〜Plus）	HubSpot CRM（無料）	Salesforce Starter
月額コスト（5名）	$0〜$50	$0	約$125〜
案件管理	◯（手動）	◎（自動化あり）	◎（高機能）
メール自動化	×	◯（無料で一部）	◎
学習コスト	低〜中	中	高
向いている規模	〜15名	〜50名	20名〜

「案件数が少なく、まずコストをかけずに管理したい」という5〜10名の会社にはNotion＋Plusプランが費用対効果の高い選択肢です。詳しいHubSpot CRMとの比較はHubSpot無料CRM初期設定ガイドも参考にしてください。

パターン2：社内Wiki＋ナレッジ管理

マニュアルや議事録を「ページDB」として管理する構成です。

ナレッジDB：タイトル、カテゴリ（マルチセレクト）、作成者（ユーザー）、最終更新日（日付）、関連部門（セレクト）
ギャラリービューで視覚的に一覧表示
フィルターで部門別・カテゴリ別に絞り込み

社内Wiki構築の詳細手順はNotionで社内Wikiを作る方法｜テンプレート付き構築ガイドで詳しく解説しています。

パターン3：採用管理（HR担当向け）

候補者DB：氏名、応募ポジション（セレクト）、選考ステータス（セレクト）、面接日（日付）、担当面接官（ユーザー）
ボードビューで選考フローをカンバン表示（書類選考→一次→二次→内定）
面接ノート（各ページ内に自由記述）

よくある失敗と落とし穴

失敗1：リレーションを設定したが双方向になっていない

リレーション設定時に「双方向リレーションを追加する」をオフにすると、タスクDB側だけにリレーション列が作られ、プロジェクトDB側からタスクを確認できません。後から双方向に変更するには、リレーションプロパティの設定を開き直して「双方向」をオンにするだけです。

失敗2：データベースが増えすぎて迷子になる

「とりあえずデータベースを作る」を繰り返すと、Notion上にDBが乱立して管理不能になります。対策として、トップページに全DBへのリンクをまとめたダッシュボードページを必ず作ることをおすすめします。

命名ルール例：「【案件管理】商談DB」「【HR】採用候補者DB」のように接頭辞でカテゴリを分類すると検索しやすくなります。

失敗3：プロパティを増やしすぎて入力コストが高くなる

最初から「完璧なDB」を作ろうとしてプロパティを10個以上設定すると、入力の手間が増えて誰も使わなくなります。最初は5〜6項目に絞り、運用しながら必要なものを追加するのが定着の鉄則です。

失敗4：Plusプランが必要な機能を無料プランで使おうとする

タイムラインビュー、ゲスト数上限の拡張などはPlusプラン（月額$10/人、年払い$8/人）以上が必要です。無料プランでリレーション・ロールアップ自体は使えますが、ゲストアカウントが10名までという制限があります。10名を超える社外メンバーと共同作業する場合はPlusプラン以上を検討してください。

Notionの無料プランでできること・制限の詳細はNotion無料プランの1000ブロック制限に達したら何をする？を参照してください。